企業(yè)郵箱為何越來越重要
時間：2019-07-22
在互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)郵箱已經(jīng)成為企業(yè)連接外界必不可少的工具之一了。所以自建郵箱，還是利用互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)提供的郵箱服務(wù)？這是企業(yè)面臨的新選擇。
為什么要用企業(yè)郵箱？
首先，所有員工的郵箱形式統(tǒng)一，有助于樹立統(tǒng)一的企業(yè)形象；其次，當其他人收到企業(yè)郵件時，可以根據(jù)來信域名方便地查詢企業(yè)網(wǎng)站，等同于宣傳了自己的企業(yè)；第三，當員工離職時，企業(yè)郵箱可以被收回，而業(yè)務(wù)聯(lián)系之類的信息會保留下來，以免泄密；第四，企業(yè)郵箱的系統(tǒng)管理解決了企業(yè)信息的安全性問題。
統(tǒng)一使用可以方便地對工作郵件備份、管理，避免丟失；可方便地自行管理、命名、分配容量、自行群發(fā)、分組、修改密碼、設(shè)定功能限制等，這些功能個人郵箱是沒有的；同時，群組等功能還可以提高工作效率。
目前，中國有5000多萬家各種各樣的企業(yè)，均意識到到企業(yè)郵箱的重要性了。
未來5年全球企郵中平均每天的用戶信息量將遠超過個人郵箱用戶的郵件信息量。預(yù)計至2011年，企業(yè)郵箱用戶將平均每年以20%左右的速度增長到1645億封/天。
自建還是外包？
顯然，企業(yè)郵箱數(shù)量在以人們難以想象的速度發(fā)展。企業(yè)在建立郵箱的方法上，目前有兩種選擇：企業(yè)自建郵箱和將郵箱外包給專業(yè)的郵件服務(wù)公司。
自建郵件系統(tǒng)就是自己購買郵件服務(wù)器、存儲設(shè)備、反垃圾網(wǎng)關(guān)等一系列軟、硬件設(shè)備，自己配備相應(yīng)的郵件管理人員，對公司的郵件系統(tǒng)進行管理。管理人員一般由公司的IT管理人員兼任，以后每年還需對系統(tǒng)進行維護升級，并需要不斷培訓(xùn)人員以跟進郵件技術(shù)的發(fā)展。
但是，隨著郵件的作用在企業(yè)中日益重要，更由于郵件安全性問題日益突出，如垃圾郵件、病毒通過郵件傳入等，企業(yè)發(fā)現(xiàn)，如果僅僅通過企業(yè)自身培養(yǎng)的技術(shù)人員，很難處理日益增多的郵件安全問題。
“郵箱外包的好處是，企業(yè)只需要每年按照郵箱數(shù)量，付一定的服務(wù)費用，就能得到專業(yè)的郵件服務(wù)，并且，企業(yè)不需要專業(yè)的IT服務(wù)人員，這對廣大的中小企業(yè)來說減少了很多麻煩。
外包趨勢明顯
隨著時間的推移，企業(yè)郵箱外包的趨勢越來越明顯。
1.自建比外包投入高
“自建郵局系統(tǒng)無論是放在自己的機房還是托管，都需要較高的初期投入，即使自建郵局系統(tǒng)都選用的低檔設(shè)備和服務(wù)，其一次性投入也需要以十萬元計，每年的運營費用還需要幾萬元。此外，IT技術(shù)發(fā)展很快，因此設(shè)備折舊也很快，這樣的投入顯然并不經(jīng)濟，每年還要養(yǎng)幾個IT人員，遠沒有直接購買專業(yè)的服務(wù)來得劃算。”
2. 自建安全性與穩(wěn)定性遠低于外包
企業(yè)郵箱外包不僅僅是財力和人力上大幅度的節(jié)省，其安全性和穩(wěn)定性也可以得到肯定，這對于日常工作的開展十分便利。自建郵局除非投入巨資購買設(shè)備、研發(fā)軟件和培養(yǎng)一支完善的維護隊伍，否則，其性能和外包郵局根本無法相比。
3. 外包技術(shù)維護更完善
采用了郵箱外包后，在遇到技術(shù)問題無法解決時，企業(yè)郵箱提供商會及時提供幫助。而自建郵箱可能會遭受到一些意想不到的故障，這些故障不是企業(yè)自身能夠獨立解決的。選擇企業(yè)郵箱外包，可以以較小的投入快速獲得應(yīng)有的系統(tǒng)維護服務(wù)。
看來，企業(yè)郵箱外包服務(wù)基本已成大勢所趨;并且，越來越多的大型企業(yè)，也在向郵箱外包遷移。
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